Introducción
Juan Pérez, arquitecto freelance de 38 años, ha ganado su primer contrato con la Comunidad de Madrid para diseñar la señalización de parques. Necesita saber cómo facturar a la administración, qué retenciones aplicar, cómo gestionar el IVA y los plazos de cobro. En este artículo le explicamos paso a paso todo lo que debe hacer para cumplir la normativa fiscal y contable en 2026.
La situación
Juan está dado de alta en el RETA, factura por servicios profesionales y nunca ha vendido a una entidad pública. Su objetivo es emitir la primera factura electrónica a través de FACe, entender la retención del 15% que exige la Comunidad de Madrid y saber cuándo recibirá el pago, que legalmente no puede superar los 30 días desde la presentación.
La ayuda que aplica
En 2026 la Comunidad de Madrid ofrece la “Ayuda de Crecimiento y Consolidación” que subvenciona hasta el 50% de la inversión en equipos y software, con un máximo de 140.000 €. Juan puede solicitar 30.000 € para adquirir la licencia de software de CAD que necesita, siempre que presente un plan de negocio y mantenga la plantilla durante al menos tres años.
- Cuantía: 30.000 € (50 % de 60.000 € de inversión prevista).
- Requisitos: estar dado de alta como autónomo, presentar plan de negocio, no haber recibido otra ayuda de la misma línea en los últimos 2 años.
- Plazo de solicitud: del 1 de enero al 31 de marzo de 2026.
Paso a paso
Este es el recorrido que Juan debe seguir para facturar a la administración sin sorpresas.
- Alta en FACe: acceder a la plataforma FACe, descargar el certificado digital y registrar los datos de la empresa.
- Emisión de la factura electrónica: generar la factura con los campos obligatorios (NIF, número de expediente, descripción del servicio, importe, IVA, retención). El modelo debe enviarse a través de FACe antes del día 15 del mes siguiente a la prestación.
- Aplicar retención: la Comunidad de Madrid retiene el 15 % sobre la base imponible (artículo 92.1 de la Ley 58/2003). Juan debe incluir la retención en la factura y la administración la ingresará directamente a la AEAT.
- Control de plazos: la administración tiene 30 días naturales para pagar. Si supera ese plazo, Juan puede reclamar intereses de demora.
- Registro contable: anotar la factura en el libro de ingresos, desglosando base, IVA (21 %) y retención (15 %).
Para más detalle sobre nuestros servicios de asesoría fiscal y cómo podemos acompañarte en cada paso, visita la sección correspondiente.
Tratamiento fiscal
La ayuda de la Comunidad de Madrid se considera ingreso exento en el IRPF siempre que se mantenga la actividad durante cinco años; mientras tanto, se registra como ingreso a cuenta en la cuenta de resultados y se compensará en la declaración del ejercicio en que se devengue.
En la práctica, la factura emitida a la administración incluye:
- Base imponible del servicio.
- IVA del 21 % que el cliente (la Comunidad) no descuenta, por lo que Juan debe ingresarlo en la declaración trimestral (modelo 303) y reflejarlo en el resumen anual (modelo 390).
- Retención del 15 % que la administración ingresa directamente a la AEAT mediante modelo 111 trimestral.
Los modelos a presentar son:
- Modelo 303 y 390: declaración trimestral y anual de IVA.
- Modelo 111: resumen de retenciones e ingresos a cuenta (se incluye la retención del 15 % de la factura pública).
- Modelo 100 (IRPF) o 200 (Impuesto de Sociedades): al cierre del ejercicio, la ayuda se declara como ingreso exento, siempre que se cumplan los requisitos de permanencia.
En cuanto a la contabilización, el asiento sería:
Debe: 430 Clientes (importe total)Haber: 700 Prestaciones de servicios (base imponible)
Haber: 472 Hacienda Pública, retenciones y pagos a cuenta (15 % retención)
Haber: 477 Hacienda Pública, IVA repercutido (21 %).
Si Juan recibe la ayuda de 30.000 €, el asiento sería:
Debe: 572 Bancos 30.000 €Haber: 760 Ingresos por subvenciones, exentas 30.000 € (se anotará en la cuenta 760 y se compensará en la declaración del IRPF).
Para calcular la retención exacta y el impacto en la declaración trimestral, puedes usar nuestra calculadora de retenciones.
Errores frecuentes
Los autónomos suelen cometer tres equivocaciones al facturar a la administración.
- No incluir la retención: si la factura no muestra la retención del 15 %, la administración la descuenta de su pago y el autónomo recibe menos dinero del esperado.
- Olvidar el plazo de presentación en FACe: la factura debe enviarse antes del día 15 del mes siguiente; de lo contrario, el plazo de 30 días para cobrar comienza después de la presentación.
- Contabilizar la ayuda como ingreso gravado: la ayuda está exenta si se mantiene la actividad 5 años; contabilizarla como ingreso sujeto a IRPF genera un pago innecesario.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué retención debo aplicar a una factura a la Comunidad de Madrid? La retención es del 15 % sobre la base imponible, según el artículo 92.1 de la Ley 58/2003. La administración la ingresa directamente a la AEAT.
- ¿Cuándo se paga la factura emitida a la administración? El plazo legal es de 30 días naturales desde la presentación en FACe. Si se supera, el autónomo puede reclamar intereses de demora.
- ¿Cómo se declara la ayuda de la Comunidad de Madrid? La ayuda se registra como ingreso exento en el IRPF (modelo 100) siempre que se mantenga la actividad cinco años. Mientras tanto, se contabiliza en la cuenta 760 y se refleja en la cuenta de resultados.
- ¿Tengo que presentar el modelo 111 aunque la retención la ingrese la administración? Sí, debes incluir la retención en el modelo 111 trimestral como ingreso a cuenta, aunque el importe ya haya sido ingresado por la administración.
- ¿Puedo deducir el IVA de la factura electrónica? Sí, el IVA repercutido (21 %) se declara en los modelos 303 y 390. La administración no lo descuenta, por lo que el autónomo debe ingresarlo.
Conclusión
Facturar a la administración pública como autónomo implica seguir una serie de pasos obligatorios, aplicar la retención correcta, respetar los plazos de FACe y registrar adecuadamente la ayuda en la contabilidad y la declaración fiscal. Evitar errores comunes y utilizar herramientas como nuestra calculadora simplifica la gestión.
Si necesitas apoyo personalizado para emitir facturas electrónicas, gestionar la ayuda o presentar los modelos tributarios, hablar con un asesor de Quanture es la mejor opción.
Este contenido es orientativo y no constituye asesoramiento fiscal personalizado. Cada situación debe consultarse con un profesional.
